Schnellere Digitalisierung durch Corona-Virus?

Das Corona-Virus verunsichert Menschen und bringt die Wirtschaft ins Wanken. Um die Verbreitung zu verlangsamen werden Schulen geschlossen, Veranstaltungen abgesagt oder auf einen unbestimmten Zeitpunkt verschoben und immer mehr Unternehmen steigen auf Homeoffice um, wenn es möglich ist. Die Unternehmen, die kein Homeoffice anbieten können separieren ihre Mitarbeiter auf verschiedene Räume, schreiben vor auf Händeschütteln zu verzichten und schließen vorsorglich ihre Kantinen.
Mitarbeiter können im Homeoffice tätig werden, wenn Ihr Unternehmen tatsächlich von den Behörden für eine gewisse Zeit geschlossen werden sollte, wenn die Mitarbeiter unter Quarantäne stehen oder wenn Diese ihre Kinder betreuen müssen, auf Grund von geschlossenen Kitas. Dies ist natürlich nur möglich, wenn die technischen Voraussetzungen dafür vorhanden sind.
Die Digitalisierung von Arbeitsplätzen ist mittlerweile kein Wunsch mehr, sondern Realität. Davon betroffen sind alle Formen von Unternehmen, von kleinen bis großen Konzernen. Da liegt die Überlegung des Homeoffice ganz nahe. Um jedoch von Zuhause arbeiten zu können, muss ein Mitarbeiter speziell ausgestattet sein, beispielsweise muss die IT Abteilung entsprechende Geräte wie Laptops, PCs oder Zugriffsberechtigungen bereitstellen.

Was wird für einen Homeoffice Arbeitsplatz benötigt?

Grundausstattung

Um von Zuhause genauso effektiv arbeiten zu können wie im Betrieb, wäre ein helles Arbeitszimmer mit abschließbarer Tür optimal. Zusätzlich sollte eine ergonomische Ausstattung an Möbel vorhanden sein, sowie der notwendigen technischen Hardware wie PC, Laptop, Monitor und falls notwendig Voice over IP (VOIP). Ebenso wird eine schnelle und stabile Internetverbindung benötigt. Natürlich ist die Ausstattung dem Unternehmen anzupassen.

Ausstattung mit Softwares

Es gibt keine spezielle Software, welche unbedingt für alle Menschen im Homeoffice installiert werden sollte. Welche Software welcher Mitarbeiter im Homeoffice braucht, ist natürlich abhängig vom Unternehmen und von der Branche, in welcher das Unternehmen sich befindet.

Software Grundausstattung

Um einen Laptop als Office nutzen zu können, braucht dieser eine gewisse Grundausstattung an Softwares. Grundsätzlich sollte erstmal ein Betriebssystem vorhanden sein und zusätzlich entsprechende Text-, Tabellen- und E-Mail-Programme hinzugefügt werden. Als zusätzliche Programme kommen noch Open Source oder auch proprietäre Programme in Frage. Jedoch gilt auch hier: die Programme, welche vorhanden sein sollten, variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Dies muss individuell abgestimmt werden. Auf jeden Fall sollte auch ein Sicherheitsprogramm zu den Grundvoraussetzungen gehören, um Schutz zu bieten mit einer Firewall und einem AntiViren-Programm.

Sicherheitstipps

Im Homeoffice gibt es noch zusätzliche Tipps für Sicherheit.
• Private und dienstlich genutzte Geräte sollten getrennt sein.
• Es sollten nur die nötigsten Nutzungen möglich sein. So sollte beispielsweise die Nutzung von DVD-Laufwerken blockiert sein, um eine Schädigung des Firmennetzwerkes durch Hochladen spezieller Dateien zu verhindern.
• Da Sicherheit einen hohen Stellenwert darstellt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter sensibilisieren im Umgang mit E-Mails usw.
• Da Sie Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, sollten diese keine öffentlichen Plätze wie beispielsweise Cafes, Hotels oder Restaurants aufsuchen.
• Mit dem Firmeneigentum sollte ein Mitarbeiter einen gewissen Standard an Umgang pflegen. So sollte dieser beispielsweise den Laptop nicht anderen Familienmitgliedern Zugang gewähren und diesen erst recht nicht verlieren.

Software für die Zusammenarbeit im Team

Von Zuhause zu arbeiten bedeutet eine Umstellung der ganzen Gewohnheit. So kann man nicht zwischendurch schnell der Kollege nebenan etwas gefragt werden. All diese Dinge müssen nun über Telefongespräche, E-Mails oder einer speziellen Software geregelt werden, was dennoch sehr gut umsetzbar ist.

Chat-Software

Um den direkten Austausch zu ersetzten, bieten sich Chat-Softwares sehr gut an. Beispielsweise Skype, welches eine textbasierende Software ist, welche aber ebenso Video-Chats ermöglicht, ist auch eine gute Ergänzung im Büro. Zusätzlich gibt es noch Instant-Messaging-Dienste, wie beispielsweise Matterstorm oder Slack. Um einen Datendiebstahl zu vermeiden und um private Nutzung von der geschäftlichen zu trennen, verwendet Sie keinesfalls Messaging-Apps wie WhatsApp oder Facebook.

Remote Control Tool

Oft ist auch der Einsatz von Remote Control Tools sinnvoll und zwar nicht nur, wenn es um konkrete Fernwartung auf dem eigenen PC geht, sondern evtl. auch, um beim Kunden etwas zu präsentieren oder ähnliches.

Projekt- und Zeitmanagement Software, Konferenz-Tools

Der Horizont von Projektmanagement-Softwares ist unendlich. Dieser reicht von To-Do-Listen bis zur Kostenplanung. Momentan bieten auch große Anbieter im Softwargeschäft wie Microsoft oder Google kostenlose Funktionen zur Verfügung.

Fazit

Das Virus wird einige Unternehmen in der Digitalisierung vorantreiben. Natürlich sollten Sie unabhängig von dem Virus Ihr Unternehmen weiter in der Digitalisierung treiben. Voraussichtlich wird der schnellere Umbau eines Unternehmens, zumindest in den möglichen Abteilungen, gefordert und keine Rückentwicklung stattfinden. Nicht nur Unternehmen profitieren von der Digitalisierung. Auch Schulen und Universitäten müssen sich weiterentwickeln, dadurch entwickeln sich alle Bereiche der Gesellschaft gleichmäßig. Dadurch sollten im Falle einer nächsten Ausnahmesituation schon die meisten Bereiche gewappnet sein.