So geht modernes Dokumentmanagement

Management von Dokumenten kann Sie wirklich viel Zeit kosten, teilweise sogar mehrere Mitarbeiterstunden. Ablegen, wieder raussuchen, Änderungsvorschläge von Kollegen sammeln, hin- und herschicken, unterschreiben lassen – das ist ineffizient und klaut wertvolle Zeit. Es kann auch einen schlechten Einfluss auf Aufträge haben, indem Aufträge platzen oder Abgabe-Zeitpunkte gerissen werden, zusätzlich wirft es ein schlechtes Bild auf Ihr Unternehmen, wenn Sie Wochen für zwei Unterschriften brauchen oder den falschen Stand des Dokuments an den Kunden schicken. Das kann Ihnen im schlimmsten Fall Geschäftskontakte und Umsätze kosten. Deswegen sollten Sie Ihr Dokumentmanagement-Workflow genauer untersuchen und schauen, ob dort noch Platz für Verbesserungspotential vorhanden ist. Hier sind ein paar Tipps für Ihren neuen Workflow.

Versions-Wirrwarr

Wenn das Ablagesystem nicht konsistent ist, so wissen Sie nach nur ein paar Wochen nicht mehr wo welches Dokument liegt. Sie kennen es, Sie legen ein Dokument an, bearbeiten es nach ein paar Tagen nochmals, legen es jedoch unter einem neuen Namen ab und haben auf einmal mehrfach das ähnliche Dokumenten und wissen nicht mehr, welches nun die aktuelle Version ist. Oft gibt es auch die Variante mit dem lokalen Ordner und dem Cloud-Speicher. Wobei Sie aber unterwegs keinen Zugriff auf den lokalen Datenträger haben.
Extrem uneffektiv wird es dann, wenn Sie das Dokument länger Suchen, als die eigentliche Bearbeitung Zeitaufwand kostet. Hier drei Tipps was Sie dagegen unternehmen können:
• Entwickeln Sie ein einheitliches Ablage- und Bennenungsystem der Dokumente, on- sowie offline.
• Lieber digital an einer Version arbeiten und Tools nutzen, die das Archivieren, Ansehen und Wiederherstellen vorheriger Versionen ermöglicht.
• Um flexible und ortsunabhängig zu sein empfiehlt es sich mit Cloud-Anwendungen zu arbeiten.

Zusammenarbeit unter Kollegen und Zuordnung von Verantwortlichkeit

Oft kann es vorkommen, dass Sie mit einem Team an einem Projekt zusammenarbeiten. Ebenso kann es sein, dass das Projekt so groß ist, dass Sie die Bearbeitung verschiedener Dokumente aufteilen müssen und diese erst am Ende zusammengefügt werden. Umso wichtiger ist es Input und Feedback einzuarbeiten und jedem Kollegen den Zugriff zu gewährleisten. Es muss auch festgelegt werden, welcher Kollege für welches Gebiet die Verantwortlichkeit trägt, da sonst ein großes Chaos droht.
Um die Zusammenarbeit harmonisch und effizient zu gestalten, hier ein paar weitere Tipps:
• Es sollte von Anfang an klar sein, wer für was zuständig ist. Wer nimmt die finale Version ab, verschickt das Dokument, darf neue Informationen und Änderungen eigenständig vornehmen und wer sollte seine Vorschläge vorerst als Kommentar hinterlegen?
• Ortsunabhängig sollten Sie einen Ort anlegen, an welchem Änderungsvorschläge und Kommentare hinterlegt werden können.
• Cloud-Anwendungen können Ihnen auch dabei helfen, kein Chaos entstehen zu lassen. Es sollte Ihnen und Ihrem Team unbedingt klar sein, welche die aktuelle Version eines Dokuments ist. Es ist hilfreich dabei, wenn Sie dafür an so wenig unterschiedlichen Dokumenten arbeiten wie nur möglich.
• Um alle Dokumente, auch die analog vorliegenden, für alle Teammitglieder verfügbar zu stellen, scannen Sie diese Dokumente und legen Sie diese unter dem jeweiligen Projektordner ab.

Einbeziehung von Externen

Anspruchsvoller wird es, wenn ein Kunde oder Externer Dokumente zu Feedback- oder Freigabezwecke nutzen möchte. Denn Externe können wiederum andere Tools, Dateiinformationen oder Nutzungsvorschriften haben. Zusätzlich möchten Sie Ihrem Kunden eventuell nicht so viele Rechte wie Ihrem Team zuweisen. Jedoch darf das Verfahren wiederum nicht zu kompliziert sein, da Sie dem Kunden eine angenehme Zusammenarbeit ermöglichen wollen.
Wenn Sie ein paar Hilfestellungen beachten, wird es jedoch einfacher als gedacht:
• Dokumente sollten Sie so anlegen, dass diese leicht und intuitiv zu bearbeiten sind. Die Dokumente sollten einfach auszufüllen sein und können sogar eine selbsterklärende Kommentarfunktion beinhalten.
• Um Mail-Pingpong zu vermieden, nutzen Sie Tools, mit denen Sie regelmäßigen Austausch mit Ihrem Kunden halten können. Nutzen Sie dabei nur Tools, mit höchster Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien, damit auch der Kunde diese Tools bedenkenlos nutzen kann.
• Arbeiten Sie mit Datei- und Dokumenttypen, die Ihren Kunden geläufig sind und Missverständnisse oder nicht nutzen können vermeiden.
• Damit Sie nicht dauernd beim Kunden nachfragen müssen, empfiehlt sich ein Dokumentstatus, in den live eingesehen werden kann. Dadurch ermöglicht Ihnen auch ein besserer Überblick über den Zeitplan.
• Um Informationen die der Kunde noch nicht einsehen sollte schwärzen zu können, sollten Sie sich Dateiformate oder Tools dafür anlegen.

Einholen von Unterschriften

Unterschriften werden oft benötigt als Voraussetzung für die folgenden Arbeitsschritte. Jedoch ist es auch möglich, dass Ihr Unternehmen so groß ist, dass Sie vielleicht an einem andere Standort sitzen wie ein Teil Ihres Teams, welche Ihre Unterschrift benötigt. Hier sind drei Schritte, wie Sie das Unterschriften-Chaos bewältigen:
• Um immer auf der sicheren Seite zu stehen, setzten Sie auf ein Tool, welches Authentifizierungsschritte in seine Prozesse integriert hat. So müssen Sie nicht zwischen digital und analog wechseln, denn auch eine digitale Unterschrift kann rechtlich bindend sein.
• Um Zeit möglichst zu sparen, holen Sie die Unterschriften, wenn mehrere benötigt werden, parallel ein.
• Wenn es immer wieder Dokumente geben sollte, welche Sie oder jemand anderes unterschreiben soll, so erstellen Sie Vorlagen, um den Workflow noch effizienter zu gestalten.